La préparation
Se préparer c’est se donner les moyens de réussir
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« Si j’ai 6 heures pour abattre un arbre, j’en prends 5 pour aiguiser ma hache » Abraham LINCOLM.
Motiver c’est mettre en mouvement et donner envie de contribuer. Trois ingrédients y contribuent :
1- Connaître mon rôle et ma contribution
2- Connaître l’objectif de la réunion
3- Connaître le bénéfice ou l’intérêt pour moi de ma participation.
Un Thème qui cadre la réunion
Un Objectif pour cette réunion
Un Plan de la réunion
Une réunion est d’autant plus longue que l’ordre du jour est plus creux. [Roger Martin]
Extrait de Patron de droit divin
Préparer son TOP
Fixer le cadre et Thème : de quoi allons-nous parler ?
Fixer l’Objectif: Quel but doit attendre le groupe ?
Fixer un Plan de la réunion (organisation, calendrier minutage, outils utilisés) : Le cadre et les règles.
Préparer sa convocation :
Communiquer le TOP aux participants, le lieu, l’heure de la réunion. Demandez leurs de préparer cette réunion avec une contribution concrète.